Der Schutz personenbezogener Daten ist der Living Fertighaus GmbH, Am Distelrasen 2, 36391 Schlüchtern („Unternehmen“ oder „wir“) sehr wichtig. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Zusammenhang mit ihrer selbständigen Tätigkeit als Handelsvertreter (§§ 84ff HGB) für uns geben. Zusätzlich informieren wir Sie über Ihre diesbezüglichen Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem Inhalt der zwischen uns geschlossenen vertraglichen Regelungen.
Für die Zwecke dieser datenschutzrechtlichen Hinweise sind unter „Handelsvertreter“ die Personen zu verstehen:
die in selbständiger Tätigkeit mit uns in einem Handelsvertretervertragsverhältnis im Sinne der §§ 84ff HGB steht;
die Mitarbeiter einer juristischen Person, die mit uns in einem Handelsvertretervertragsverhältnis im Sinne der §§ 84ff HGB steht;
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Herr Peter Hofmann / Telefon: 06661-98 0 / E-Mail: peter.hofmann@livinghaus.de
Bei datenschutzrechtlichen Fragen oder Anliegen können Sie den Datenschutz-Manager des Unternehmens unter:
Herr Jörg Hof / Telefon: 06661-98 322 /E-Mail: datenschutz-bz@mailbox.org erreichen.
Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter:
enthus GmbH / Frau Ann-Christin Nitz / Felix-Wankel-Str. 4 / D-97526 Sennfeld
Tel.: +49 9721 67594-553 / E-Mail: datenschutz@livinghaus.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Handelsvertretervertragsverhältnisses direkt von Ihnen erheben, etwa da Sie uns die Daten im Rahmen des Vertragsanbahnungsprozesses und im Rahmen des Handelsvertretervertragsabschlusses sowie der Durchführung des Handelsvertretervertragsverhältnisses offenlegen oder wir diese sonst von Ihnen erheben. Zudem verarbeiten wir –soweit für die Zwecke des Vertragsabschlusses und der der Erfüllung des Handelsvertretervertrags oder der Beendigung des Handelsvertretervertragssverhältnisses erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von anderen Quellen erhalten, etwa Kunden, Gruppenunternehmen (etwa bei Nutzung zentralisierter Funktionen und Systeme) oder externe Dienstleistleistende, deren Dienstleistungsangebote wir Ihnen für Ihre Tätigkeit zur Verfügung stellen.
Zu den personenbezogenen Daten zählen insbesondere:
Personalien und Stammdaten (z.B. Name und Adresse und Kontaktdaten (Telefonnummer, Faxnummer, E-Mailadresse) und Geburtstag sowie -ort und Staatsangehörigkeit)
familiäre Daten (z.B. Familienstand und Angaben zu Kindern)
Bankverbindung
Lebenslauf
Angaben zur Qualifikation, z.B. Ausbildung und Berufserfahrung, Sprach- und PC-Kenntnisse, Abschlüsse
Führerscheinangaben
Steuerliche Angaben, z.B. Umsatzsteuerpflicht, Finanzamt, Steuernummer
sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
Weitere relevante personenbezogene Daten können sein:
Daten aus dem Bewerbungsverfahren (wie etwa Stammdaten, Kontaktdaten, Angaben zur beruflichen Qualifikation), soweit für die weitere Durchführung des Vertragsverhältnisses relevant
Sonstige Daten zur Durchführung des Vertragsverhältnisses (z.B. Vertriebsstandort, Angaben zur Tätigkeit, Ansprechpartner).
Umsatzsteuerrelevante Daten aus der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Provisionsabrechnungen)
Informationen über die finanzielle Situation von Handelsvertretern (z.B. Pfändungen, Bonitätsauskünfte)
Zugangsdaten zu technischen Angeboten, Systemen
Berechtigungsdaten (z.B. Zugangs- und Zugriffsrechte)
Daten in geschäftsbezogener Kommunikation (z.B. E-Mails, Briefe, Memos, Dokumente, etc.) sowie Daten betreffend die Nutzung von Online-Kommunikationsplattformen (Video- und Telefonkonferenzen)
Protokoll- und Nutzungsdaten von IT-Systemen des Unternehmens (z.B. E-Mail, Internet, Telefon), einschließlich Verbindungsdaten, sowie etwaige Kommunikationsinhalte
Personenfotos und Filmaufnahmen
Daten zur Tätigkeitsevaluierung (z.B. Feedback, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen)
sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Handelsvertretervertragsverhältnisses im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Handelsvertretervertrages.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zu Zwecken der:
Führung Ihrer Handelsvertretervertragsakte;
Provisionsabrechnung;
Abwicklung von Zusatzleistungen (z.B. Erfolgsprämien);
Verwaltung von Handelsvertreter-Incentives;
Analyse und Beurteilung Ihrer Tätigkeitsergebnisse;
Durchführung von Controlling-Maßnahmen
Durchführung von Maßnahmen zur freiwilligen Produktschulung;
Durchführung der Kommunikation im Rahmen des Vertragsverhältnisses, insbesondere mit weiteren Handelsvertretern, Vertriebsleitern, Kundinnen, Kunden, Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern, einschließlich Führung notwendiger Kommunikationsverzeichnisse;
Bereitstellung und/oder Betrieb von sowie Zugang zu technischen Tätigkeitshilfen und Applikationen (z.B. CRM-Systemzugänge, Zugang zu Immobilienportalen, etc.);
Planung und Organisation von Veranstaltungen;
Durchführung von internen Untersuchungen, insbesondere zur Prävention Aufdeckung, Ermittlung und Verfolgung von Straftaten, Ordnungswidrigkeiten und wesentlichen Pflichtverletzungen;
Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche des Unternehmens, einschließlich Gerichtsverfahren;
Kündigung des Handelsvertretervertragsverhältnisses.
Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu diesen Zwecken stützen wir uns auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Begründung, Durchführung oder Beendigung Ihres Handelsvertretervertragssverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:
Maßnahmen zum Schutz von Handelsvertretern und Kundinnen und Kunden sowie zum Schutz des Eigentums, der Geschäftsgeheimnisse, des betrieblichen Know-Hows sowie der Rechte geistigen und gewerblichen Eigentums des Unternehmens
Sicherstellung und Dokumentation der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sowie unternehmensinterner Richtlinien (Compliance-Maßnahmen);
Gewährleistung von IT- und Datensicherheit (z.B. durch Virenfilter, Spam-Filter, Backups/Datensicherheit, etc.) sowie Wartung und Instandhaltung betrieblicher IT-Systeme;
Statistische Auswertungen der Nutzung der betrieblichen IT-Systeme;
Datenanalyse auf betrieblich genutzten Datenträgern und IT-Systemen zur Aufklärung von IT- und Datensicherheitsvorfällen (IT-Forensik);
Videoüberwachungen zur Wahrung der Sicherheit und des Hausrechts in vereinzelten gesondert ausgewiesenen frei zugänglichen Bereichen des Unternehmensgeländes;
Planung von Geschäftsprozessen und Ressourcen;
Auswertung von Tätigkeitsabläufen zu Verbesserung von Prozessen
Veröffentlichung von Kontaktdaten des Handelsvertreters im Intranet und internen Telefonbuch;
Beantwortung und Umsetzung behördlicher Anfragen;
Missbrauchskontrolle der Nutzung betrieblicher IT-Systeme;
Durchführung interner und externer Untersuchungen zur Prävention, Ermittlung, Aufklärung und Verfolgung von Verstößen gegen interne Richtlinien und/oder gesetzliche Bestimmungen, einschließlich der Sanktionierung und Ergreifung von Maßnahmen bei Fehlverhalten;
Geltendmachung, Ausübung und/oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
Für die Durchführung von Compliance-Überprüfungen durch Abgleich mit anerkannten Sanktions- und Terrorlisten kann es sein, dass wir Ihren Namen und Ihr Aufenthaltsland (sowie ggf. weitere zur eindeutigen Identifikation erforderliche Daten, wie Geburtsdatum) an externe Dienstleister (technischer Screening Dienstleister und etwaige zur Bearbeitung eingeschaltete Rechtsanwälte) weitergeben. Bei einer Aktualisierung der Sanktions- und Terrorlisten kann der Abgleich wiederholt werden, im Übrigen erfolgt eine Wiederholung frühestens nach Ablauf eines Jahres nach dem früheren Abgleich.
Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu diesen Zwecken stützen wir uns auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Wahrung der vorstehenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO).
Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung entstehen Ihnen keine Nachteile.
Dies betrifft:
Nutzung von Lichtbildern Ihrer Person und Filmaufnahmen (z.B. zur Öffentlichkeitsarbeit und Förderung des externen Unternehmensauftritts oder zur Veröffentlichung innerhalb von Apps und internen Anwendungen, etwa Kommunikationsverzeichnisse und im Intranet)
Geburtstagslisten
Als Unternehmen unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Sozialversicherungsrecht, Sicherheitsvorschriften, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- oder Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken im Unternehmen, sowie etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu diesen Zwecken stützen wir uns auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Einhaltung unserer jeweiligen gesetzlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO) sowie der Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Sicherstellung und Dokumentation der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO).
Innerhalb des Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen (z.B. Finanzbuchhaltung).
Auch von uns eingesetzte Dienstleistende und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Dies sind z.B. Unternehmen in den Kategorien Schulungsanbieter und IT-Dienstleistungen. Sämtliche Dienstleistende sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur in unserem Auftrag und gemäß unseren Weisungen zu verarbeiten.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Beschäftigten dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
Sozialversicherungsträger
Steuerbehörden
öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden und Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
andere Unternehmen zur Abwicklung von Zahlungen oder vergleichbare Einrichtungen an die wir zur Durchführung der Vertragsbeziehung personenbezogene Daten übermitteln (z.B. für Provisionszahlungen)
Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer, Rechtsanwälte und Steuerberater
Auskunfteien, technische Dienstleister, z.B. Compliance-Screenings
Dienstleistende im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen (z.B. IT-Dienstleistende, Schulungsanbietende, Anbietende von HR-Lösungen)
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.
Für weitere Informationen zu den konkreten Empfängern können Sie sich jederzeit an uns unter den zu Beginn des Dokuments genannten Kontaktdaten wenden.
Es kann in seltenen Fällen sein, dass die oben genannten Empfänger ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union und der Vertragsstaaten des Europäischen Wirtschaftsraumes haben („Drittländer“).
Eine Datenübermittlung an Stellen in Drittländer findet statt, soweit es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten) Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies zur Erfüllung ihres Handelsvertretervertrages erforderlich oder durch das berechtigte Interesse datenschutzrechtlich legitimiert ist und keine höheren schutzwürdigen Interessen dem entgegenstehen.
Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittländern oder internationale Organisationen. Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleistende (wie etwa zur Bereitstellung bestimmter IT-Applikationen oder Kommunikationssysteme für unser Unternehmen), die ggf. Sub-Dienstleistende nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittland haben können.
Die Gesetze dieser Drittländer, insbesondere die USA, gewährleisten unter Umständen kein Datenschutzniveau, das von der Europäischen Kommission im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses für angemessen befunden wurde. In diesen Fällen haben wir jedoch geeignete und angemessene Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten auch durch die Empfänger in Drittländern angemessen geschützt werden und dass das durch die europäischen Gesetze geforderte Datenschutzniveau nicht unterschritten wird (z.B. durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln sowie die Implementierung zusätzlicher Maßnahmen).
Um mehr über die Empfänger Ihrer Daten, die betroffenen Drittländer sowie die von uns getroffenen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten zu erfahren, einschließlich der Möglichkeit eine Kopie der Maßnahmen zu erhalten, wenden Sie sich bitte an uns unter den zu Beginn dieser Datenschutzhinweise aufgeführten Kontaktdaten.
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die jeweiligen in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Zwecke (insbesondere Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten aus dem Handels- und Steuerrecht) erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Handelsvertretervertragsverhältnis ein Vertragsverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist. Sind die Daten für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese im Rahmen der allgemeinen Löschroutinen regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, einschließlich Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht. Erfolgt die Speicherung der Daten aufgrund einer Betriebsvereinbarung, wird die Speicherdauer dort geregelt.
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht:
Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu verlangen (Recht auf Auskunft);
die Berichtigung unrichtiger Daten und, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung); bitte lassen Sie uns wissen, ob sich Ihre und ggf. welche Ihrer Daten, die wir speichern, geändert haben, damit wir die entsprechenden Daten korrigieren bzw. aktualisieren können.
bei Vorliegen berechtigter Gründe die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Recht auf Löschung);
die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung); sowie
bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder, soweit dies technisch machbar ist, von uns übermitteln zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit).
Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten berührt würde.
Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte, sowie zum Widerruf einer etwaigen Einwilligungserklärung, an uns unter den zu Beginn dieser Datenschutzhinweise aufgeführten Kontaktdaten.
Zudem haben Sie unbeschadet sonstiger Rechtsbehelfe jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.
Im Rahmen des Handelsvertretervertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Vertragsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.
Sofern die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung erfolgt, ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig. Ohne bestehende Einwilligung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht zu den in der jeweiligen Einwilligung genannten Zwecken verarbeiten.
Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Vertragsbeziehung nutzen wir keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten.
Living Fertighaus GmbH
Schlüchtern, 10.03.2022
