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Datenschutz­hinweise im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams

Version 1.00

Zweck

Wir nutzen Microsoft Teams als interne und externe Online-Kommunikationsplattform, um Telefon- und Videokonferenzen sowie Online-Meetings und Webinare durchzufĂŒhren. WĂ€hrend der Nutzung von Microsoft Teams können ergĂ€nzend ĂŒber den integrierten Chat oder via Dateiaustausch Informationen ausgetauscht werden.

Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

 

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss zweckgebunden und rechtmĂ€ĂŸig erfolgen. Folgende Rechtsgrundlagen kommen fĂŒr die Verarbeitung personenbezogener Daten, im Rahmen der DurchfĂŒhrung von Online-Meetings, in Betracht:

 

Verantwortlicher

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist die Living Fertighaus GmbH, Am Distelrasen 2, 36381 SchlĂŒchtern (Impressum: https://www.livinghaus.de/impressum) bzw. die jeweilige Gesellschaft der Oikos Gruppe.

Hinweis: Sofern die Online-Dienste von Microsoft, z. B. www.teams.microsoft.com in Anspruch genommen werden, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ fĂŒr die Datenverarbeitung verantwortlich. Die Verwendung der Online-Dienste von „Microsoft Teams“ ist z. B. erforderlich, um die Web-App von Microsoft Teams zu nutzen. Hierbei werden ggf. weitere Datenverarbeitungen von Microsoft durchgefĂŒhrt.

 

Datenschutzbeauftragter

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen sie unter:

VINTIN Solutions GmbH
Frau Ann-Christin Nitz
Felix-Wankel-Str. 4
D-97526 Sennfeld
Tel.:+49 9721 67594-553
E-Mail: datenschutz@livinghaus.de

 

Kategorien der verarbeiteten Daten

Bei Gastnutzern hÀngt der Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting angeben. Zur Teilnahme ist die Angabe eines Namens und einer E-Mail-Adresse erforderlich.

Bei Nutzern mit einer M365 Lizenz hÀngt der Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten sowohl von den Einstellungen des Tenant, als auch von den persönlichen Einstellungen ab.

Die im Folgenden genannten Kategorien personenbezogener Daten können im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams (Gast und M365-Nutzer) verarbeitet werden.

 

Umfang der Verarbeitung

Es besteht die Möglichkeit, dass

Dies erfolgt nur nach vorheriger Einwilligung der Nutzer, bzw. bei Webinaren/Schulungen ohne Interaktion bzw. Video-/TonbeitrĂ€ge von Teilnehmern auf Grundlage unserer ĂŒberwiegenden berechtigten Interessen. Es besteht auch die Möglichkeit, die Chat-Funktion zu nutzen. Insoweit werden die getĂ€tigten Texteingaben verarbeitet, um diese bei der Nutzung anzuzeigen ggf. auch um eine LesebestĂ€tigung anzuzeigen. Die Chatinhalte und von Benutzern freigegebene Dateien werden fĂŒr einen begrenzten Zeitraum gespeichert.

Weiterhin besteht die Möglichkeit der Freigabe des Bildschirms oder einer spezifischen Anzeige (Fenster, Anwendung). In diesem Fall werden sĂ€mtliche Inhalte des entsprechend freigegebenen Bildschirms bzw. Anzeige ĂŒbermittelt.

Bei der Nutzung zusĂ€tzlicher Dienste, wie Übersetzer, werden ggf. zur Erbringung dieser Dienste weitere Daten durch uns verarbeitet oder an den Dienstleister ĂŒbermittelt.

Nach der Erstellung eines Nutzerkontos stehen erweiterte Funktionen zur VerfĂŒgung, die entsprechende Datenverarbeitungen auslösen z.B.:

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

 

EmpfÀnger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams verarbeitet werden, werden von uns grundsÀtzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt oder explizit freigegeben sind. Bitte beachten Sie, dass Inhalte aus der Nutzung wie auch bei persönlichen Besprechungen/Meetings hÀufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe vorgesehen sind.

Auf alle in Microsoft Teams durch Nutzer eingestellte/hochgeladene Dateien sowie Inhalte und Kommentare haben jeweils Personen (Einzelpersonen, Teammitglieder oder Mitglieder eines Channels innerhalb eines Teams) Zugriff, mit denen sie geteilt werden.

Weitere EmpfĂ€nger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhĂ€lt notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies zur Erbringung des Dienstes, bzw. damit im Kontext stehenden Services (Supporthotline) erforderlich ist. HierfĂŒr wurde mit Microsoft ĂŒber die Microsoft Online Serviceterms (OST), sowie dem zugehörigen Data Protection Addendum, (DPA) ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Datenverarbeitung außerhalb der EU. Eine Datenverarbeitung außerhalb der EuropĂ€ischen Union (EU) erfolgt im Allgemeinen nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der EuropĂ€ischen Union beschrĂ€nkt haben. Ausgenommen hiervon sind jedoch Telemetrie- oder Diagnosedaten, die Supporthotline und mögliche weitere Daten, die im Verantwortungsbereich von Microsoft verarbeitet werden.

Weiterhin kann auf Grund rechtlicher Verpflichtungen eine Weitergabe oder Offenlegung personenbezogener Daten an Dritte (insbesondere Behörden), auch in DrittlÀnder mit einem abweichenden Datenschutzniveau erfolgen. Zu diesen DrittlÀndern gehört auch die USA, welche gesetzliche Regelungen haben, um beispielsweise im Rahmen von Ermittlungen personenbezogene Daten von Nichtamerikanern zu verarbeiten, ohne dass diese Rechtsmittel einlegen können.

Zur Erreichung des erforderlichen sicheren Datenschutzniveaus wurden, neben internen organisatorischen Maßnahmen, mit Microsoft die sog. Standardvertragsklauseln (SCC) abgeschlossen, die Bestandteil des Data Protection Addendum (DPA), als Anhang der oben genannten OST, sind. Zudem hat Microsoft in diesem DPA weitere Zusagen getroffen, ĂŒber die in den SCC geregelten Punkte hinausgehen, um den Schutz der Nutzer und die Geltendmachung deren Rechte zu verbessern.

Die aktuelle DatenschutzerklÀrung von Microsoft kann hier eingesehen werden:

privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

 

Speicherdauer

Wenn Sie bei „Teams“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte ĂŒber „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bei Microsoft gespeichert werden. Servicegenerierte Daten werden 180 Tage nach ihrer Entstehung gelöscht.

 

Ihre Rechte als Betroffene/r

Weitere Informationen zum Schutz Ihrer Daten bei der Living Fertighaus GmbH, sowie Ihre Rechte als Betroffenerkönnen Sie unter folgendem Link einsehen.